Die Digitalisierung eines KMU – einfacher als gedacht (Teil 1)
Share
Wie ich meinen Laden Schritt für Schritt digitalisiert habe, ohne Agentur, aber mit klarer Struktur.
1. Der Anfang: Digitalisierung ist keine Raketenwissenschaft
Wenn man heute ein kleines Unternehmen führt, hört man an jeder Ecke: „Du musst digitalisieren.“
Viele denken dabei sofort an hohe Kosten, komplizierte Software und endlose Schulungen.
Ich war überzeugt, dass es nicht so sein muss, hatte aber noch keinen richtigen Nachweis.
Mein Ziel war klar:
Ich wollte meine Abläufe vereinfachen, die Übersicht behalten und gleichzeitig einen modernen Onlineshop aufbauen, der nicht nur schön aussieht, sondern auch im Alltag funktioniert. Kein Prestigeprojekt, sondern ein Werkzeug.
Der erste Schritt war, den Aufwand realistisch einzuschätzen. Und ich kann sagen: Die technische Umsetzung war deutlich einfacher, als ich erwartet hatte.
Die eigentliche Arbeit kam später bei den Inhalten.
2. Warum ich mich für Shopify entschieden habe
Ich habe mir verschiedene Systeme angeschaut: Lightspeed, SumUp, Gastrofix und auch klassische Kassenlösungen mit Webmodulen.
Viele davon waren leistungsstark, aber der Einstiegspreis lag deutlich höher oder sie verlangten gleich ein komplettes Kassensystem mit Abo.
Shopify bot mir etwas, das viele unterschätzen: Übersicht und Klarheit.
Die Oberfläche ist logisch aufgebaut und man versteht schnell, wie Produkte, Bestände und Kasse zusammenhängen.
Ich konnte direkt loslegen, ohne Schulung oder technische Hürden.
Das Entscheidende war aber die Flexibilität.
Ich konnte klein starten, nur mit einem Onlineshop, und später Kasse, Lagerverwaltung und Barcodes integrieren, ohne das System zu wechseln.
Gerade für KMU ist das wichtig: lieber modular aufbauen, statt sich früh zu binden.
3. Die wahre Arbeit liegt in den Daten
Was viele unterschätzen: Nicht die Plattform ist die Herausforderung, sondern die Datenqualität.
Ich wusste von Anfang an, dass das der grösste Aufwand wird.
Produkte erfassen, Fotos erstellen, Beschreibungen formulieren, Preise angleichen, SEO optimieren, das ist Fleißarbeit.
Ich habe hunderte Produkte selbst fotografiert, formatiert, benannt und mit Metafeldern versehen.
Jedes Bild, jeder Text, jeder Wert zählt.
Shopify macht vieles einfach, aber es ersetzt keine saubere Datenstruktur.
Deshalb war Excel für mich am Anfang das wichtigste Werkzeug.
Ich habe Produktlisten aufgebaut, Spalten für Kaliber, NEM, Schusszahl, Kategorie, Preis und Lagerbestand angelegt.
Das CSV-Format war mein Fundament mit klaren Regeln und einheitlicher Benennung.
Mein Tipp:
Wer sauber startet, spart später enorm viel Zeit.
Fehler in der Datenbasis sind wie Sand im Getriebe, sie bremsen jeden Prozess.
4. ChatGPT als Werkzeug, kein Ersatz für Arbeit
Ein grosser Teil der inhaltlichen Arbeit habe ich mit ChatGPT umgesetzt.
Von Produktbeschreibungen über SEO-Texte bis hin zu strukturierten CSV-Dateien war KI eine enorme Hilfe.
Aber: KI ist kein Selbstläufer.
Die Ergebnisse müssen überprüft, verbessert und immer wieder angepasst werden.
Gerade am Anfang braucht es Zeit, bis man versteht, wie man die richtigen Eingaben macht und was man besser manuell ergänzt.
ChatGPT war für mich wie ein zusätzlicher Mitarbeiter, der nie müde wird, aber einer, den man ständig kontrollieren muss.
Trotzdem war es die effizienteste Lösung, um Texte einheitlich zu gestalten, technische Angaben zu formatieren und SEO-Felder automatisch zu generieren.
Am Ende war klar: KI spart Zeit, ersetzt aber kein Verständnis für Struktur und Qualität.
5. Wie man den Überblick behält
Mit zunehmender Datenmenge wurde Organisation entscheidend.
Ich habe meine Dateien klar gegliedert:
- Eine Haupt-Excel für Produktstammdaten
- Separate Dateien für Preise, Lager, Beschreibungen und SEO
- Einheitliche Namenskonventionen
- Automatische Backups auf Cloud und USB
Was simpel klingt, ist der Schlüssel, um langfristig die Kontrolle zu behalten.
Gerade wenn mehrere Systeme (Shop, POS, Inventar) miteinander verbunden sind, muss die Basis stimmen.
Ich habe gelernt:
Wer seine Daten versteht, versteht sein Geschäft.
Und genau das ist der Kern jeder erfolgreichen Digitalisierung.
Fazit von Teil 1
Digitalisierung ist kein Berg aus Technik, sie ist ein Prozess aus Struktur, Disziplin und Verständnis.
Shopify hat mir ermöglicht, schnell zu starten.
ChatGPT hat mich unterstützt, die Inhalte effizient aufzubauen.
Und Excel blieb trotz aller modernen Tools das Rückgrat des Ganzen.
Der nächste Schritt war, alles miteinander zu verbinden:
Shop, Kasse, Lager, Scanner, Belegdrucker, ein System, das wirklich im Alltag funktioniert.
👉 Im zweiten Teil zeige ich, wie aus dieser Basis ein vollständiges, integriertes System geworden ist, welche Geräte wir im Laden nutzen, welche Kosten realistisch sind und wie man Social Media und Automatisierung sinnvoll ergänzt.